Rešitve · posodobljeno 17. oktober 2026
Po novem, torej po noveli ZEPDSV-B, ki velja od 23. aprila 2025, delodajalec dnevno vpisuje predvsem čas prihoda in odhoda delavca, opravljene ure in nadure ter neopravljene ure z vrsto nadomestila. Dnevni vpis odmora ni več obvezen, evidence za poslovodne osebe se ne vodi, ure v posebnih pogojih dela in tekoči seštevek ur pa lahko vpisujete mesečno. Zakon ne predpisuje programa: Excel, papir ali aplikacija so mogoči, če evidenca pravilno kaže dejansko stanje.
Ta vodnik povzema uradno pojasnilo ministrstva za delo Novosti glede beleženja izrabe delovnega časa (različica z dne 23. 4. 2025). Ni pravni nasvet. Zneskov glob ne navajamo, preverite jih v zakonu.
Kaj se je spremenilo: 2023 in 2025
Evidenca o izrabi delovnega časa je obvezna že od leta 2006. Novela ZEPDSV-A, ki se uporablja od 20. 11. 2023, je dodala vpis časa prihoda in odhoda, odmora, ur v posebnih pogojih dela in tekočega seštevka ur ter obveznost, da delavca pisno obvestite o podatkih za pretekli mesec do konca plačilnega dne.
Novela ZEPDSV-B, ki velja od 23. 4. 2025, je del obveznosti olajšala:
- dnevni vpis izrabe in obsega odmora ni več obvezen,
- evidence o izrabi delovnega časa ni treba voditi za poslovodne osebe,
- ure v drugih posebnih pogojih dela (nočno, nedeljsko, izmensko, praznično delo) in tekoči seštevek ur lahko vpisujete mesečno,
- obvestilo delavcu lahko pošljete tudi na e-naslov, o katerem se dogovorita, torej tudi na zasebnega,
- evidenco hranite na sedežu ali na kraju opravljanja dela.
Če ste brali članke iz leta 2023, ki pravijo, da je treba odmor vpisovati vsak dan, ti niso več ažurni.
Kontrolni seznam: kaj mora evidenca vsebovati
Dnevno (18. člen ZEPDSV, po pojasnilu ministrstva):
- čas prihoda na delo in odhoda z dela,
- skupno število opravljenih ur s polnim ali krajšim delovnim časom, z oznako vrste,
- opravljene nadure,
- neopravljene ure z nadomestilom v breme delodajalca ali drugih organizacij, z oznako vrste nadomestila,
- neopravljene ure brez nadomestila,
- ure na delovnih mestih s povečano zavarovalno dobo ali obveznim dodatnim pokojninskim zavarovanjem,
- ure v neenakomerno razporejenem ali začasno prerazporejenem delovnem času.
Lahko mesečno: ure v drugih posebnih pogojih dela in tekoči seštevek ur v tednu, mesecu ali letu za referenčno obdobje.
Vsak mesec: pisno obvestilo delavcu o podatkih za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence.
Evidenco vodite za zaposlene in tudi za osebe, ki delo opravljajo osebno in so vključene v vaš delovni proces, na primer študente in upokojence pri začasnem delu.
Excel, aplikacija ali obrazec po meri
| Excel ali papir | Gotova aplikacija | Obrazec po meri | |
|---|---|---|---|
| Primerno za | 2 do 5 ljudi na enem mestu, stalen urnik | Večje ekipe, izmene, več lokacij | Terenske ekipe, kjer se ure vežejo na delovne naloge |
| Slabost | Vpis pozabljen, popravki brez sledi, ročni seštevki | Mesečna naročnina, ne pokrije vedno vaših posebnosti | Razvoj in vzdrževanje |
| Obvestilo delavcu | Ročno, vsak mesec | Običajno samodejno ali z dostopom delavca | Samodejno, po vaših pravilih |
Excel ni samodejno skladen ali neskladen. Odloča, ali vsebuje vse podatke, ali je vpisan sproti in ali kaže resnično stanje. Pri tem si lahko pomagate z vodnikom AI za Excel, na primer za formule, ki seštevajo ure in označijo manjkajoče vpise.
Aplikacij na slovenskem trgu je veliko. Pred izbiro preverite, ali izvozi podatke za obračun plač v obliki, ki jo potrebuje vaš računovodja, kje so shranjeni podatki in ali delavec lahko sam vidi svojo evidenco.
Obrazec po meri ima smisel, ko ekipa dela na terenu in že izpolnjuje delovne naloge. Takrat lahko en vpis na telefonu da hkrati ure za evidenco in podatke za račun stranki. Elektronske evidence, ki jih mora voditi delodajalec po izrečeni globi, morajo pri naknadni spremembi podatka beležiti tudi razlog in čas spremembe. Dobro je, da tako deluje tudi prostovoljna elektronska evidenca.
Kje vam ne moremo pomagati
Ne svetujemo glede delovnega prava: ali je neka oseba po zakonu delavec, kako urediti delovni čas v splošnem aktu ali kaj storiti ob inšpekcijskem nadzoru. Za to se obrnite na pravnika ali Inšpektorat za delo. Prav tako ne prodajamo lastne aplikacije za evidenco. Če gotova aplikacija pokrije vaše potrebe, vam bomo to povedali.
Pomagamo pri povezavi: da se ure iz evidence ali delovnih nalogov same prenesejo v poročilo za računovodstvo in mesečno obvestilo delavcem, brez ročnega prepisovanja.
Kako začeti
- Primerjajte svojo trenutno evidenco s kontrolnim seznamom zgoraj.
- Preverite, ali delavci vsak mesec prejmejo obvestilo do plačilnega dne.
- Izmerite, koliko časa vzame mesečna priprava ur za računovodjo.
Če je ta čas velik ali se podatki prepisujejo iz več virov, je to primer za avtomatizacijo poslovnih procesov. Za manjša podjetja priporočamo tudi AI za mala podjetja. Svoj postopek nam lahko opišete prek povpraševanja.
Pogosta vprašanja
Ali moram po novem še beležiti odmor?
Ne. Z novelo ZEPDSV-B, ki velja od 23. 4. 2025, dnevni vpis izrabe in obsega odmora ni več obvezen. Delodajalec ga lahko še vedno vpisuje, delavcu pa mora odmor še naprej zagotoviti.
Ali je elektronska evidenca obvezna?
Za večino delodajalcev ne. Po pojasnilu ministrstva je elektronsko vodenje za dve leti obvezno le za delodajalce, ki jim je bila pravnomočno izrečena globa zaradi določenih kršitev glede delovnega časa ali vodenja evidenc. Sicer način vodenja izberete sami.
Ali mora s.p. brez zaposlenih voditi evidenco?
Ne. Po pojasnilu ministrstva samostojni podjetnik, ki dela sam, evidence o izrabi delovnega časa ne vodi. Obveznost nastopi, ko zanj dela druga oseba, ki se po zakonu šteje za delavca.
Ali zadošča Excel?
Zakon ne predpisuje programa. Excel je lahko uporaben pri majhni ekipi, če vsebuje vse zahtevane podatke, je vpisan sproti in pravilno kaže dejansko stanje. Ali je vaša konkretna rešitev skladna, presodite s strokovnjakom za delovno pravo.