AI avtomatizacija: kateri procesi se dejansko splačajo
Avtomatizacija z umetno inteligenco se splača pri procesih, ki se pogosto ponavljajo, temeljijo na besedilu ali dokumentih in imajo rezultat, ki ga je mogoče preveriti. Ne splača se pri redkih nalogah, pri procesih, ki jih vsak dela po svoje, in tam, kjer je ena napaka dražja od celoletnega prihranka.
Štiri vprašanja pred vsako avtomatizacijo
- Kako pogosto? Naloga, ki se ponovi vsak dan ali vsak teden, je dober kandidat. Naloga enkrat na kvartal redko.
- Koliko časa vzame? Zapišite oceno v urah na mesec. Brez te številke ne veste, ali se splača.
- Ali je proces enak vsakič? Če ga trije ljudje delajo na tri načine, ga je treba najprej poenotiti.
- Kaj stane napaka? Če je napako lahko opaziti in popraviti, je tveganje majhno. Če ne, potrebujete človeka v zanki.
Primeri, kjer se avtomatizacija najpogosteje splača
Razvrščanje in usmerjanje e-pošte
Skupni naslov, kot je info@, prejme povpraševanja, reklamacije, račune in oglase. AI prebere sporočilo, določi vrsto, izlušči ključne podatke in ga preda pravi osebi. Človek še vedno odgovori, a ne izgublja časa z razvrščanjem.
Podatki iz dokumentov v sistem
Prejeti računi, naročilnice, dobavnice. AI izlušči podatke, sistem jih preveri glede na pravila (ali se znesek ujema, ali dobavitelj obstaja) in vpiše. Dvomljive primere pokaže človeku. Podrobneje v vodniku AI v računovodstvu.
Osnutki odgovorov in ponudb
Iz povpraševanja nastane osnutek ponudbe po vaši predlogi. Prodajalec ga pregleda in pošlje. Prihranek je v tem, da ne začne s prazno stranjo.
Poročila
Tedensko poročilo iz več virov (prodaja, zaloge, odprte terjatve) se pripravi samo in pride v e-pošto z kratkim povzetkom, kaj je odstopalo.
Odgovori strankam na spletni strani
Chatbot, ki odgovarja iz vaših lastnih podatkov in ve, kdaj preda pogovor človeku. Glej AI chatbot za podjetja.
Znaki, da je za avtomatizacijo prezgodaj
- Nihče ne zna opisati, kako proces danes poteka.
- Podatki so razpršeni po zasebnih e-poštnih predalih in osebnih Excelih.
- Pričakovanje je, da bo sistem deloval brez vsakega nadzora od prvega dne.
- Ni osebe, ki bi bila odgovorna za rezultat.
V takih primerih je pogosto najboljša naložba kratek pregled procesa, ne razvoj. To je tudi del tega, kar delamo pri AI svetovanju.
Kako preizkusimo, ali avtomatizacija deluje
Preden kdo karkoli plača za celotno rešitev, naredimo manjši preizkus na vaših resničnih primerih, na primer na zadnjih 50 e-poštnih sporočilih ali računih. Pokažemo, kaj je sistem naredil prav, kaj narobe in kaj bi preusmeril človeku. Šele na podlagi tega se odločite. Tehnični pristop in orodja opisujemo v vodniku avtomatizacija poslovnih procesov.
Pogosta vprašanja
Kakšna je razlika med klasično avtomatizacijo in AI avtomatizacijo?
Klasična avtomatizacija sledi točnim pravilom: če pride datoteka v mapo, jo premakni. AI avtomatizacija zna delati z nestrukturiranim vhodom, na primer z e-pošto, ki jo je napisal človek, ali z računom v PDF. Najboljše rešitve združijo oboje: pravila, kjer so možna, AI samo tam, kjer je potreben.
Kako dolgo traja uvedba?
Majhna avtomatizacija ene naloge je lahko delujoča v nekaj dneh do nekaj tednih. Dlje traja povezovanje več sistemov in testiranje na resničnih primerih. Realen rok je mogoče povedati šele, ko vidimo proces in sisteme.
Kaj se zgodi, ko AI naredi napako?
Dobra avtomatizacija je zgrajena tako, da napako ujame: negotove primere preda človeku, beleži, kaj je naredila, in nikoli ne izvede nepovratnega dejanja, kot je plačilo, brez potrditve.
Preberite tudi
Opišite ga. Povemo vam, ali ga znamo rešiti.
Ni prodajnega klica in ni obveznosti. Vsak opis preberemo sami. Če je problem nekaj, kar znamo dobro narediti, se vam oglasimo s predlogom. Če ni, vam to povemo in po možnosti priporočimo, kdo bi lahko pomagal.