AI v računovodstvu: prejeti računi, eRačuni in kaj ostane človeku
V računovodstvu umetna inteligenca največ prihrani pri prejetih računih in dokumentih: prebere PDF ali sken, izlušči podatke, jih preveri z računskimi pravili in pripravi predlog za knjiženje. Odločanje, davčna presoja in odgovornost ostanejo pri računovodji. Z obveznimi B2B eRačuni bo strukturiranih podatkov več, kar avtomatizacijo še olajša.
Kje AI pomaga
Branje prejetih računov
Računi prihajajo po e-pošti v PDF, kot skeni ali fotografije. AI izlušči:
- dobavitelja in davčno številko,
- številko in datum računa, rok plačila,
- zneske z in brez DDV, stopnje DDV,
- postavke, ko so potrebne,
- sklic in IBAN.
Preverjanje
Izluščene podatke preverijo pravila, ne AI: ali se seštevek ujema, ali je davčna številka veljavna, ali račun že obstaja (dvojnik), ali se ujema z naročilnico ali dobavnico. Kar ne gre skozi, gre v pregled.
Predlog knjiženja
Na podlagi preteklih knjiženj istega dobavitelja AI predlaga konto in stroškovno mesto. Računovodja potrdi ali popravi, sistem pa se iz popravkov nauči.
Odgovori na vprašanja strank računovodskega servisa
Za računovodske servise: osnutki odgovorov na pogosta vprašanja strank in opomniki za manjkajoče dokumente.
eRačuni in avtomatizacija
eRačun je strukturiran dokument (v Sloveniji standard eSLOG), ki ga program prebere brez ugibanja. Ko bodo B2B eRačuni obvezni, bo branje PDF računov manj pomembno, ostali pa bodo:
- računi tujih dobaviteljev, ki še niso vključeni v sistem,
- dobavnice, pogodbe, potni nalogi in drugi dokumenti,
- usklajevanje, izjeme in predlogi knjiženja.
Roke in tehnične zahteve za eRačune vedno preverite pri FURS, UJP ali svojem ponudniku računovodskega programa. Mi ne svetujemo glede davčnih obveznosti, pomagamo pa pri tehnični izvedbi tokov dokumentov.
Kaj mora ostati človeku
- davčna presoja (na primer pravica do odbitka DDV),
- odobritev plačil,
- zaključna dela in obračuni,
- komunikacija z davčnim organom.
Varnost podatkov
Računi vsebujejo osebne in poslovne podatke. Rešitev mora uporabljati ponudnika s pogodbo o obdelavi podatkov, podatki pa naj ostanejo v EU, kjer je mogoče. Glej ChatGPT in GDPR.
Kako začeti
Vzemite 30 do 50 prejetih računov iz zadnjih mesecev, različnih dobaviteljev in kakovosti. Na njih se hitro pokaže, kolikšen delež sistem prebere brez napake in koliko jih gre v pregled. Za analizo izvozov in tabel preberite tudi AI za Excel.
Pogosta vprašanja
Ali AI zanesljivo prebere račune v PDF?
Pri čitljivih PDF in skeniranih računih sodobni modeli zanesljivo izluščijo dobavitelja, datum, številko, znesek in DDV. Napake se pojavijo pri slabih skenih, ročno pisanih računih in nenavadnih postavitvah. Zato sistem negotove primere označi za pregled in podatke preveri z računskimi pravili, na primer ali se seštevek ujema.
Ali bodo eRačuni obvezni tudi med podjetji?
Slovenija je sprejela obvezno izmenjavo eRačunov med podjetji. Po sprejetih spremembah naj bi obveznost začela veljati 1. januarja 2028. Natančne roke in pogoje preverite pri FURS in UJP, ker se lahko spremenijo.
Ali AI lahko knjiži namesto računovodje?
AI lahko pripravi predlog konta, stroškovnega mesta in opisa ter ga predloži v potrditev. Odgovornost za knjiženje, davčne odločitve in obračune ostane pri računovodji.
Preberite tudi
Opišite ga. Povemo vam, ali ga znamo rešiti.
Ni prodajnega klica in ni obveznosti. Vsak opis preberemo sami. Če je problem nekaj, kar znamo dobro narediti, se vam oglasimo s predlogom. Če ni, vam to povemo in po možnosti priporočimo, kdo bi lahko pomagal.