Avtomatski odgovor na e-pošto: od sporočila o odsotnosti do osnutkov odgovorov

Avtomatizacija · posodobljeno 17. oktober 2026

Avtomatski odgovor na mail v Outlooku nastavite pod Datoteka, Samodejni odgovori (klasični Outlook) ali Nastavitve, Računi, Samodejni odgovori (novi Outlook in splet). V Gmailu ga najdete pod Nastavitve, Pokaži vse nastavitve, Splošno, Sporočilo o odsotnosti. Spodaj so koraki, vzorčna besedila in razlaga, kdaj preprost samodejni odgovor ne zadošča več.

Outlook: sporočilo o odsotnosti

Novi Outlook za Windows in Outlook v spletu

1. Odprite Nastavitve (ikona zobnika).
2. Izberite Računi in nato Samodejni odgovori.
3. Vklopite samodejne odgovore in po želji nastavite časovno obdobje.
4. Vpišite besedilo. Po želji izberite, da se odgovor pošlje samo stikom.
5. Shranite.

Klasični Outlook za Windows

1. Izberite Datoteka in nato Samodejni odgovori.
2. Označite Pošlji samodejne odgovore in po želji obdobje.
3. Pri računih Microsoft 365 lahko pripravite ločeno besedilo za sodelavce v organizaciji in za zunanje pošiljatelje.
4. Potrdite z gumbom V redu.

Če možnosti ni: račun POP ali IMAP

Po navedbah Microsofta samodejni odgovori delujejo z računi Microsoft 365 in Exchange. Če uporabljate pošto na lastni domeni pri ponudniku gostovanja (IMAP ali POP), gumba ne boste našli. Imate dve možnosti:

• nastavite samodejni odgovor v spletni pošti ali nadzorni plošči ponudnika gostovanja, kjer deluje tudi, ko je računalnik ugasnjen,
• v Outlooku ustvarite pravilo, ki na prejeta sporočila odgovori s shranjeno predlogo. Pravilo na strani odjemalca praviloma deluje samo, ko je Outlook odprt.

Gmail: sporočilo o odsotnosti

1. V Gmailu na računalniku kliknite ikono nastavitev in Pokaži vse nastavitve.
2. Na zavihku Splošno poiščite razdelek Sporočilo o odsotnosti.
3. Izberite Sporočilo o odsotnosti vklopljeno, vpišite obdobje, zadevo in besedilo.
4. Na dnu strani kliknite Shrani spremembe.

Po Googlovih navodilih isti pošiljatelj odgovor praviloma prejme enkrat, ponovno pa, če vam piše po štirih dneh ali če ste besedilo spremenili. Sporočilom v vsiljeni pošti in poštnim seznamom Gmail ne odgovarja.

Vzorčna besedila

Slovensko

Pozdravljeni, hvala za vaše sporočilo. Od 4. do 15. avgusta sem odsoten in pošte ne pregledujem redno. Odgovoril vam bom po vrnitvi. V nujnih primerih pišite na info@vasepodjetje.si ali pokličite 01 234 56 78. Lep pozdrav, Janez Novak

Angleško

Hello, thank you for your message. I am out of the office from 4 to 15 August with limited access to email. I will reply when I return. For urgent matters, please contact info@vasepodjetje.si or +386 1 234 56 78. Best regards, Janez Novak

Potrditev prejema na skupnem naslovu

Nekatera podjetja na naslovu info@ uporabljajo stalen samodejni odgovor, ki potrdi prejem: Pozdravljeni, vaše sporočilo smo prejeli. Odgovorimo v delovnem času od ponedeljka do petka. Za nujne zadeve pokličite 01 234 56 78. Tak odgovor je uporaben, ko stranke sicer pišejo večkrat, ker ne vedo, ali je sporočilo prišlo. Ne obljubljajte pa ure odgovora, ki je v gneči ne boste dosegli. V Gmailu in Outlooku za to uporabite sporočilo o odsotnosti brez končnega datuma ali pravilo s predlogo.

Nasveti: navedite datum vrnitve, ne obljubljajte roka odgovora, ki ga ne boste mogli držati, in ne pišite, kje ste na dopustu. Telefonsko številko in nadomestni naslov dodajte samo, če tam res kdo odgovarja.

Ko sporočilo o odsotnosti ni več dovolj

Samodejni odgovor vsem pošlje isto besedilo. Ko na skupni naslov, kot je info@, vsak dan prispejo povpraševanja, reklamacije, računi in oglasi, potrebujete nekaj drugega. Tri ravni:

Pri AI osnutkih velja pravilo: človek osnutek pregleda in pošlje. AI lahko napačno razume vprašanje ali uporabi zastarel podatek, zato samodejnega pošiljanja strankam ne priporočamo. Podrobneje o razvrščanju pošte pišemo v vodniku AI avtomatizacija. Če uporabljate Microsoft 365, preverite tudi, kaj že zna Microsoft Copilot. Ker e-pošta vsebuje osebne podatke, preberite še ChatGPT in GDPR.

Kje AI ne pomaga

• Ko prejmete le nekaj sporočil na dan. Pravila in dobra mapa s predlogami zadoščajo.
• Ko odgovori zahtevajo presojo, na primer pri reklamacijah, pogajanjih ali pravnih vprašanjih.
• Ko podatki, iz katerih bi AI odgovarjal, niso nikjer zapisani ali so zastareli.

Kako začeti

Nastavite sporočilo o odsotnosti po zgornjih korakih. Če vas zanima več, izvozite zadnjih 50 sporočil s skupnega naslova in jih ročno razvrstite v nekaj skupin. Če večino lahko rešijo pravila, AI ne potrebujete. Če ne, nam vzorec opišite prek povpraševanja. Za spletno stran, kjer vprašanja prihajajo v klepetu, glejte AI chatbot za podjetja.

Pogosta vprašanja