Kako napisati ponudbo za storitev ali izdelek in kje pri tem pomaga AI

Avtomatizacija · posodobljeno 17. oktober 2026

Dobra ponudba stranki v eni minuti pove, kaj boste naredili, koliko bo stalo, do kdaj cena velja in pod kakšnimi pogoji. Vsebuje podatke o obeh straneh, jasen obseg, ceno s podatkom o DDV, rok veljavnosti, plačilne pogoje in oceno roka izvedbe. AI pri tem ne odloča o ceni, lahko pa iz povpraševanja in vašega cenika pripravi osnutek, ki ga človek preveri in pošlje.

Sestavni deli dobre ponudbe

1. Podatki o ponudniku in stranki: naziv, naslov, davčna številka, kontaktna oseba.
2. Številka in datum ponudbe: da se pri vprašanjih in naročilu obe strani sklicujeta na isti dokument.
3. Obseg: kaj točno je vključeno, v kakšni količini in kakovosti. Napišite tudi, česa ponudba ne vključuje (na primer dostava, montaža, dodatni popravki).
4. Cena: po postavkah ali skupaj, z jasno navedbo, ali je cena z DDV ali brez. Če niste zavezanec za DDV, to napišite, da stranka ne pričakuje odbitka.
5. Rok veljavnosti ponudbe: na primer 15 ali 30 dni. Pri materialih s spremenljivo ceno je to še posebej pomembno.
6. Plačilni pogoji: avans, plačilo po dobavi, rok plačila.
7. Rok izvedbe kot ocena: od kdaj začne teči (od potrditve, od prejema avansa, od prejema materiala stranke) in od česa je odvisen.
8. Naslednji korak: kako stranka ponudbo potrdi.

Vzorec ponudbe

Spodnji vzorec je primer strukture, ne pravni dokument. Prilagodite ga svoji dejavnosti in po potrebi preverite pri računovodji.

Kje gre čas pri pisanju ponudb

Pri večini podjetij samo oblikovanje ponudbe ni težava. Čas gre drugam:

• Branje povpraševanja: stranka napiše prosto besedilo, včasih s prilogami, skicami ali fotografijami. Treba je razbrati, kaj sploh želi in kaj manjka.
• Dodatna vprašanja: mere, količine, rok, lokacija. Pogosto gre več sporočil sem in tja, preden je mogoče izračunati ceno.
• Iskanje cen: cenik v Excelu, zadnje cene dobaviteljev, pretekle podobne ponudbe.
• Prepisovanje: podatki stranke, postavke in opisi se ročno prenašajo v program za ponudbe.
• Sledenje: katere ponudbe so odprte, katere je treba ponoviti, kdaj stranko pokličete.

Če želite oceniti, koliko časa vam to vzame na mesec, si pomagajte s kalkulatorjem prihrankov.

Kako iz povpraševanja nastane osnutek

Pri avtomatizaciji ponudb AI ne izmišlja cen. Delo razdelimo na korake, kjer ima vsak jasno nalogo:

1. Prejem: povpraševanje pride po e-pošti ali prek obrazca na spletni strani.
2. Razbiranje: AI iz besedila izlušči stranko, želeni izdelek ali storitev, količine, mere, lokacijo in rok. Kar manjka, označi.
3. Manjkajoči podatki: sistem pripravi osnutek odgovora z dodatnimi vprašanji, ki ga pošljete vi.
4. Cene iz vašega cenika: postavke se poiščejo v vašem ceniku ali preteklih ponudbah po pravilih, ki jih določite vi.
5. Osnutek: ponudba nastane v vaši predlogi ali v vašem programu, z besedilom v vašem slogu.
6. Pregled: človek preveri cene, obseg in pogoje ter ponudbo pošlje. Nič ne odide samodejno.

Ta pristop je primer širše AI avtomatizacije: AI razume besedilo, pravila in vaši podatki določijo številke, človek odobri. Kako tak tok povežemo z obstoječimi programi, opisujemo v vodniku avtomatizacija poslovnih procesov.

Uporaba ChatGPT za posamezno ponudbo

Za občasno ponudbo lahko ChatGPT pomaga oblikovati opis obsega ali vljudno spremno sporočilo. Ne pozna pa vaših cen in pogojev, zato mu jih morate dati sami. Osebnih podatkov strank ne vnašajte v orodja brez ustrezne pogodbe o obdelavi podatkov. Več o tem v vodniku ChatGPT za podjetja.

Kdaj AI ni potreben

Iskreno: večina manjših podjetij za ponudbe AI ne potrebuje. Zadošča predloga v programu za račune, ki ga že uporabljate, če:

• napišete nekaj ponudb na mesec,
• so postavke vedno podobne in jih izberete s seznama,
• stranke povprašujejo prek obrazca, ki že zbere vse potrebne podatke.

V teh primerih se pogosto bolj splača urediti obrazec za povpraševanje in cenik kot uvajati AI. Avtomatizacija se začne splačati, ko je povpraševanj veliko, prihajajo v prostem besedilu in cene zahtevajo iskanje po več virih. Tudi takrat ne odločamo o vaših cenah, ne svetujemo glede pravnih posledic ponudbe in ne pripravljamo pogodb.

Kako začeti

Zberite 10 do 20 zadnjih povpraševanj in ponudb, ki ste jih nanje poslali, skupaj s cenikom. Za vsako zapišite, koliko časa je minilo od povpraševanja do poslane ponudbe in kje se je ustavilo. Že iz tega se vidi, ali je težava v manjkajočih podatkih, iskanju cen ali prepisovanju. Če vam ponudbi sledi delovni nalog, si oglejte še vodnik delovni nalog. Če želite, da pogledamo vaš primer, ga opišite na strani povpraševanje.

Pogosta vprašanja